Ta strona wykorzystuje pliki cookies

Strona wykorzystuje pliki cookies (tzw. ciasteczka) m.in. w celu poprawienia jej dostępności, personalizacji, obsługi kont użytkowników czy aby zbierać dane, dotyczące ruchu na stronie. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może sam decydować o tym czy dopuszcza pliki cookies, ustawiając odpowiednio swoją przeglądarkę. Więcej informacji znajdziesz w Polityce Prywatności i Regulaminie.

AKCEPTUJĘ

Schowaj

facebook
linkedin
youtube

Nawet w dzisiejszych zabieganych czasach znajdzie się chwila na piękną bajkę.
Tylko czy to na pewno bajka?

 iStock 1271675953 Bildnachweis MattesCopyright: iStockphoto, Mattes

Królestwo króla Lexa

W pewnym nowoczesnym królestwie żył sobie mądry król Lex, który starał się chronić tamtejszą przyrodę. Interesował się nowymi technologiami, a wszyscy poddani w królestwie chętnie wspierali go w jego działaniach. W królestwie dobrze wiodło się szczególnie handlarzom. Można było kupić prawie wszystko - ubrania, jedzenie, kosmetyki, maszyny i auta. Było tam kilka fabryk, które produkowały dużo dóbr, składających się z wielu części. Nie wszystko tworzono jednak w wielkich fabrykach, co dawało szanse rzemieślnikom, którzy produkowali niezbędne części i dostarczali je do fabryki. Żyło tam również wielu drobnych przedsiębiorców, którzy piekli chleb, sprzedawali kwiaty lub budowali domy.

Tak jak wspominaliśmy, król Lex był mądry. Wiedział, że jeśli królestwo chce przetrwać, musi przestrzegać dwóch zasad - chronić przyrodę i bogactwo naturalne oraz zdobyć pieniądze na funkcjonowanie królestwa.

„Poddani - jeśli chcecie, żeby nasz kraj rozkwitał, żądam od Was tylko jednego. Jeśli dokonacie jakiejś transakcji finansowej, chcę, żeby jedna dziesiąta wartości tej transakcji trafiała na konto bankowe naszego królestwa. Pomoże nam to zapewnić wynagrodzenie dla naszych strażników lub lekarzy, którzy będą pracować dla naszego królestwa, a z ich usług będziecie mogli korzystać za darmo.” - ogłosił król Lex.

W ten sposób w każdej fabryce istniał specjalny oddział, który odpowiadał za zarządzanie finansami, jak również ludzie, którzy zajmowali się finansami przedsiębiorców. Zyskanymi w ten sposób finansami zarządzał sam król. Miał on również córkę Walidię, która we wszystkim mu pomagała. Poddani byli z tego zadowoleni, ponieważ ich jedynym obowiązkiem wobec kraju, w którym mieszkali było przekazanie tej dziesięciny, a pozostałą część wydawali na swoje życie. Wszystkim dobrze się wiodło, a królestwo rosło w siłę.

Zagadka znikających drzew

Pewnego dnia król Lex obudził się i stanął przy oknie, a przez głowę przeszła mu myśl: „Dlaczego w zamkowym parku jest tyle pniaków? Gdzie znikają te wszystkie drzewa? Co się z nimi dzieje? I dlaczego tak szybko??”

Zaczął szukać i ustalił, że sam wcześniej zarządził: „Każda transakcja finansowa musi zostać sporządzona na papierze.” Każda fabryka, każdy przedsiębiorca i każdy rzemieślnik musiał po wykonanej pracy wydrukować papier, na którym wskazał, co i dla kogo wykonał, jaką kwotę za to otrzymał i ile z tej kwoty należy się królestwu, co należy przekazać na specjalny rachunek bankowy. Dodatkowo papier należało wydrukować również, kiedy coś zamawiano, aby było wiadomo, co zamówiono, u kogo i za ile pieniędzy. Należało również wydrukować papier, na którym znajdowała się informacja o tym, gdzie dostarczyć swój towar oraz miejsce na podpis przedstawiciela drugiej strony, że towar odebrał i że można żądać od niego zapłaty. To była istna papierowa dżungla! Im ludzie byli bogatsi i lepiej im się wiodło, tym więcej kupowali rzeczy i usług, co zwiększało przychody na rachunku bankowym królestwa, ale zarazem wzrastała liczba wydrukowanego papieru i tym więcej drzew, z których produkowano papier, znikało z zamkowego parku. Król zdecydował się temu przeciwdziałać. Usiedli z córką i wymyślili nowe zarządzenie. „Ewidencja transakcji handlowych będzie taka sama, ale zamiast drukować je na papierze wszystko będzie odbywało się elektronicznie. Każdy ma przecież komputer, a w nim e-mail. Wystarczy wysłać plik PDF i uznać to za elektroniczną wersję dokumentu papierowego” - ogłosili oboje. Król i księżniczka byli zadowoleni. Było widać, że rozporządzenie zadziałało. Drzewa przestały znikać z parku zamkowego. Przynajmniej tak się wydawało...

Nadal znikały…

Pewnego ranka król ponownie stanął przy oknie i zdał sobie sprawę, że drzewa w parku w dalszym ciągu znikają pomimo starań, jakie włożyli razem z Walidią. Stwierdził, że nie poradzi sobie z tym i będzie potrzebował pomocy. Dobrze byłoby poprosić o pomoc kogoś doświadczonego. Osobą tą był pierworodny książę Edi z sąsiedniego królestwa. „Drogi Edi, przyjedź nas odwiedzić, możliwe, że będę miał dla Ciebie pewne zadanie. A jeśli będziesz chciał, może znajdzie się u nas jakaś żona dla Ciebie” napisał Lex w e-mailu, który wysłał do Ediego. Edi był bardzo przystojny i Walidia powiedziała, że chciałaby wyjść za niego i spędzić z nim całe życie.

Kiedy książę Edi przyjechał, od razu wziął się do roboty. Poszedł do ogrodu, porozmawiał z drwalami, którzy ścinali drzewa w parku i dowiedział się, komu dostarczają drewno. Okazało się że miejscowa fabryka produkująca papier miała wielu odbiorców, ale najwięcej papieru zabiera siedmiogłowa smoczyca Archiwum. Zatrudniał ją król Lex. Król Lex zapomniał o jednym starym rozporządzeniu, które mówiło, że niektóre sporządzone dokumenty należy przechowywać jeszcze przez 10 lat od ich wystawienia. Miało to służyć temu, aby móc stwierdzić, kto, co i kiedy sprzedał oraz ile otrzymał za to pieniędzy, żeby sprawdzić, czy wysłał na rachunek bankowy królestwa prawidłową sumę pieniędzy i czy przypadkiem nie oszukuje. Ludzie są różni i czasami zdarzają się nieuczciwi. Ponieważ królestwo było małe, ustalono, że wszystko przechowywane będzie w wielkiej jaskini, gdzie żyła siedmiogłowa smoczyca o imieniu Archiwum. Było to świetne rozwiązanie, ponieważ wszystkie siedem głów potrafiła wykorzystać podczas czynności związanych z zarządzaniem archiwum dokumentów - ich zakładaniem, kategoryzacją i wyszukiwaniem, jeśli było to potrzebne.

Książę Edi i jego rozwiązanie

Głównym problemem, na który napotkał książę Edi było to, że dokumenty co prawda trafiały do Archiwum, ale ponieważ miały postać cyfrową, bez jakiegokolwiek opisu, co zawiera dokument, kto i kiedy go wystawił, Archiwum uprościła całą sprawę. Drukowała dokument na papierze, wkładała do segregatora, opisywała go i umieszczała w odpowiednim miejscu na regale. Dlatego ilość papieru zmniejszyła się, ale wciąż znaczną część drukowano na papierze. Książę Edi postanowił z tym skończyć. Uzgodnili z królem Lexem i księżniczką Walidią, że dokument elektroniczny nie oznacza, że po prostu robimy zdjęcie i wysyłamy je komuś e-mailem. Pojawił się stosunkowo skomplikowany problem, jak tworzyć elektroniczne wersje dokumentów, jak zachować w strukturze wszystkie niezbędne informacje i jak przetwarzać je maszynowo. Nie było konieczne, aby jakiś człowiek czytał to i przepisywał do właściwych kolumn w formularzu na komputerze. Na cześć księcia format ten nazwano EDI.

Ale była to tylko część pracy. Należało również zmienić styl pracy siedmiogłowej smoczycy Archiwum. Na biurku miała co prawda komputer, ale służył on jej jedynie po to, aby drukować dokumenty i w wersji fizycznej wkładać je do segregatora. Edi w porozumieniu z królem Lexem wymyślili, że wersja elektroniczna, jeśli zostanie prawidłowo oznaczona elektronicznie specjalną pieczątką i podpisem elektronicznym, który poświadczy król Lex, będzie miała taką samą ważność jak wydrukowany dokument. Od tej chwili nie było już konieczności drukowania niczego. To, że była to świetna decyzja, okazało się wkrótce potem.

Blaski nowego rozwiązania

Siedmiogłowa smoczyca Archiwum zachorowała i zaczęła kaszleć. Możecie sobie wyobrazić, co się dzieje, kiedy smoczyca kaszle. Jej ognista ślina wpadła do regału i papierowe dokumenty zaczęły płonąć. Zostały bezpowrotnie utracone. Ponieważ jednak wiele innych dokumentów opracowano w wersji elektronicznej, były o wiele lepiej zabezpieczone. Dodatkowo istniał zapasowy komputer, na którym tworzono kopię danych. Gdyby z jedną kopią danych coś się stało, stosunkowo szybko i łatwo można było stworzyć kolejną kopię. A kiedy Edi i Lex wspólnie z Walidią podjęli decyzję o elektronizacji w dokumentach archiwalnych, Archiwum miała mniej pracy i mogła zacząć poświęcać czas sobie. Zaczęło jej się wieść lepiej, o ile nam wiadomo, do jej jaskini wprowadził się smok Digitis i niebawem będą mieć małe smoczki.

W ten sposób książę Edi uchronił królestwo przed upadkiem. Wszyscy żyjący w nim ludzie mieli dla siebie więcej czasu i korzystali z życia. Edi i Walidia pobrali się, a król Lex przeszedł na emeryturę. Zaczął poświęcać się swoim hobby, a koronę i berło przekazał Ediemu. A kiedy pewnego razu przysiadł sobie na rybach, zobaczył, że nad zamkiem przelatuje bocian z małym zawiniątkiem.

To, co może wydawać się bajką, jest dzisiaj możliwe. Interesuje Cię, jak Edi technicznie poradził sobie z problemami, które się przed nim pojawiły? Jak dokładnie ułatwił pracę siedmiogłowej smoczycy Archiwum? W jaki sposób Walidia zapoczątkowała proces określany później jako „walidacja danych”? Skontaktuj się z nami, chętnie o tym z Tobą porozmawiamy.

 

Autor:

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant

Źródło: https://www.editel.cz/jak-princ-edi-bojoval-se-sedmihlavou-sani-archivum/#scroll-top 

MEDIA

EDIPEDIA

POLITYKA PRYWATNOŚCI 

BAZA WIEDZY

KARIERA

WEBINARIA

EDISON S.A.

ul. Dobrego Pasterza 122A
31-416 Kraków 

KRS 0000040306 
REGON 351139980 
NIP 6761598008

KONTAKT

+48 12 21 32 300
info@edison.pl
sales@edison.pl

 

SOCIAL MEDIA

facebook whiteli whiteyt white

EDITEL Group

Editel Austria GmbH
Editel CZ s.r.o.
Editel SK s.r.o.
Editel Hungary Kft.
Editel Adria d.o.o.

 

PEF logo 

 

 

Automotive EDI



 

iso

ISO/IEC 27001
ISO 14001:2015 i 9001:2015

 

Peppol



 
EDISON S.A. is a member of EDITEL Group   Editel 
-->