Big Data oraz chmura obliczeniowa – dostawcy IT wręcz zalewają rynek nowymi produktami. Jednak w firmach nie zawsze trzeba przeprowadzać informatyczną rewolucję, by uzyskać wymierne efekty. Czasem wystarczą proste rozwiązania. Doświadczenia pokazują, że ich wdrożenie może przynieść niekiedy znacznie więcej korzyści niż najnowszych technologii.

Jeszcze kilka lat temu w Castoramie obieg dokumentów, czyli czas pomiędzy ich wysłaniem, odebraniem i archiwizacją, zajmował 12 dni. Mniej więcej 7 dni trwało dostarczenie faktury, następne 5 dni potrzebne było na formalną kontrolę dokumentów, łączenie ich z dostawą, wyjaśnianie niedogodności oraz archiwizacja. Było to zadanie wyjątkowo pracochłonne i czasochłonne, a papierowy obieg dokumentów rodził także inne problemy. Zaginięcie faktury, ich niewłaściwe adresowanie, błędy biznesowe uniemożliwiające powiązywanie ze sobą dokumentów oraz błędy podczas wprowadzania danych, były codziennością dla działu księgowego. 

384 razy szybciej

Sytuacja zmieniła się diametralnie w momencie, w którym Castorama podjęła decyzję o wprowadzeniu elektronicznej wymiany danych. To technologia znana i rozwijana od 30 lat. We współpracy z Edisonem, udało się znacząco przyśpieszyć cały obieg dokumentów i wyeliminować błędy. Wdrożenie systemu w sieci handlowej skróciło obieg dokumentów z 12 dni do 45 minut czyli przyspieszyło proces aż 384 razy. System obsługuje średnio 100 tys. faktur miesięcznie  – W odróżnieniu od wielu innych rozwiązań IT, wdrożenie elektronicznej wymiany danych nie wymaga kosztownych inwestycji w sprzęt czy oprogramowanie. Z systemu można korzystać w ramach abonamentu a do jego prawidłowego działania wystarczy komputer i dostęp do Internetu - tłumaczy Tomasz Kuciel, prezes zarządu EDISON S.A.

System EDI objął w Castoramie 6 Regionalnych Centrów Księgowych i 72 sklepy. Dzięki niemu całkowicie wyeliminowano ręczne procesy rozliczeniowe, usprawniono komunikację z dostawcami i przekierowano pracowników księgowości do innych zadań. Wyeliminowano też błędy. Już dwie sekundy po wysłaniu elektronicznej faktury jest ona odbierana przez system Castoramy i natychmiast sprawdzana pod względem rachunkowym. Dokument weryfikowany jest również pod kątem biznesowym, a więc na przykład czy poprawnie wpisano numer dowodu dostawy i czy deklarowana data ważności produktu spełnia założone kryteria. Kolejnym etapem jest tak zwany matching czyli automatyczne parowanie faktur z zamówieniami i potwierdzeniami z różnych etapów łańcucha dostaw. System EDI wychwytując błąd, po maksymalnie piętnastu minutach, wysyła o nim informację do dostawcy. Cały proces, od wysłania dokumentu do automatycznego przetworzenia faktury i jej archiwizacji w Castoramie, trwa zaledwie trzy kwadranse.

EDI ma długą historię

Systemy EDI to doskonały przykład na to, że w firmach wcale nie trzeba przeprowadzać informatycznej rewolucji, by uzyskać wymierne korzyści. Według raportu „E-Invoicing/E-Billing” przygotowanego przez firmę Billentis, na całym świecie w obiegu, każdego roku jest 500 miliardów faktur, ale tylko maksymalnie 20% z nich przesyłane jest za pośrednictwem EDI.  

- To pokazuje jak wiele jest jeszcze do zrobienia. Bez cyfryzacji podstawowych obszarów w firmie trudno mówić o Big Data czy Przemyśle 4.0. Wdrożenie nowych technologii nie przyniesie spodziewanych korzyści – zwraca uwagę Tomasz Kuciel z Edisona.  

Elektroniczna Wymiana Danych funkcjonuje na świecie od 30 lat. W Europie pionierami i absolutnymi liderami w stosowaniu tej technologii są kraje skandynawskie. W Szwecji, Danii oraz Norwegii e-faktury 2005 roku pojawiły się w administracji publicznej. We Włoszech EDI w administracji publicznej jest wdrażana od 2014 roku, podobne próby miały miejsce we Francji, ale na razie Paryż nie zdecydował się na powszechny system. Hiszpania od 30 czerwca tego roku stosuje EDI w zamówieniach publicznych przekraczających 5000 Euro. A Polska? Większość rodzimych firm nie stosuje automatycznego przetwarzania faktur. Wynika to z niskiej świadomości korzyści płynących z jej wykorzystania. - Myślę, że na szybszy niż do tej pory rozwój rynku wpłyną regulacje. Od 18 kwietnia 2019 roku polska administracja publiczna będzie zobowiązana do przyjmowania automatycznych e-faktur. To wymóg brukselskiej dyrektywy z 2014 roku. Komisja Europejska dąży, by elektroniczne faktury za dwa lata stały się głównym sposobem rozliczeń w całej Unii. EDISON S.A. jako członek konsorcjum PEF Expert realizuje usługi brokera Platformy Elektronicznego Fakturowania dla Ministerstwa Finansów. To internetowe narzędzie umożliwiające przedsiębiorcom i urzędnikom przekazywanie faktur oraz innych dokumentów pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych i zamawiającymi – podsumowuje Tomasz Kuciel.

Pieniądze zostają w kieszeni

Korzyści z automatycznego, elektronicznego fakturowania są bezsporne. To przede wszystkim zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych rozliczeń w obiegu. Firmy i ich klienci obniżają w ten sposób koszty fakturowania, przetwarzania danych oraz archiwizowania dokumentów.

Ujednolicenie modelu obsługi e-faktur jest krokiem w stronę nowoczesnej administracji państwowej. Według kalkulatora opracowanego przez EDISON S.A., firma wystawiająca rocznie 10000 faktur oszczędza 30000 kartek papieru, ocalając tym samym dwa drzewa. Średnio dziennie w Polsce w obiegu są 4 mln faktur. Gdyby wszystkie przetwarzać automatycznie to każdego dnia zostałoby ocalonych 800 drzew. Do tego dochodzi ponad 2500 kg mniej substancji trujących wyemitowanych w kierunku atmosfery.

Szacuje się, że na każdego mieszkańca miasta przypada rocznie minimum jedna faktura rozliczana z magistratem. Sumując dziesięć największych polskich aglomeracji daje to wynik co najmniej 6,5 mln dokumentów. Powszechne stosowanie automatycznych e-faktur pozwoliłoby zaoszczędzić w samorządach w Warszawie, Krakowie, Łodzi, Wrocławiu, Poznaniu, Gdańsku, Szczecinie, Bydgoszczy, Lublinie i Białymstoku 19,5 mln kartek papieru i uratować 1300 drzew. Wytworzenie i transport 1,5 mld faktur, które rocznie  są w Polsce w obrocie, generuje tyle paliwa, ile pozwala przejechać 39 mln kilometrów przeciętnym samochodem. Warto mieć to na uwadze zastanawiając się nad możliwościami ograniczenia emisji CO2 i ochrony środowiska.

RELACJE INWESTORSKIE

MEDIA

EDIPEDIA

 

pefexpert

Krajowy operator
Platformy Elektronicznego Fakturowania

tuv logo


ISO/IEC 27001
ISO 14001:2015 i 9001:2015

KONTAKT

EDISON S.A.
ul. Dobrego Pasterza 122A
31-416 Kraków
KRS 0000040306 
REGON 351139980 
NIP 6761598008

TEL. 12 425 09 70
mail-edison