 |
Bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych |
Nowoczesna archiwizacja dokumentów elektronicznych z EDI – dzięki SAFE – Systemowi Archiwizacji Faktur Elektronicznych możesz jeszcze wygodniej przechowywać e-faktury i inne dokumenty w formacie elektronicznym on-line. Postaw na sprawdzone rozwiązania w swoim przedsiębiorstwie!
Dostęp do archiwum dokumentów elektronicznych można otrzymać przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej, niezależnie od używanego systemu operacyjnego. Oferowana przez nas elektroniczna archiwizacja dokumentów jest realizowana na bazie standardów związanych z Ustawami o rachunkowości oraz o podatku VAT i właściwymi rozporządzeniami, zapewniając bezpieczny i błyskawiczny dostęp do danych dzięki dwóm odrębnym Data Center oraz szyfrowanemu połączeniu jak w bankowości elektronicznej.
Przechowywanie dokumentów elektronicznych – przepisy
Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych, podobnie jak faktur papierowych, reguluje ustawa o VAT w art. 112, czyli Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535).
Przepisy wskazują, że archiwizacja dokumentów elektronicznych takich jak e-faktury, czyli faktury w formacie elektronicznym powinna odbywać się w sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
- łatwe ich odszukanie
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami
Przepisy nie wskazują na to, w jakim formacie i jakiej formie powinna być prowadzona archiwizacja dokumentów elektronicznych. Mogą być one przechowywane między innymi na dysku twardym, pendrive, płytach CD, ale obecnie najczęściej przedsiębiorcy decydują się na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznych serwerach. Taka forma archiwizacji zapewnia większe bezpieczeństwo w razie usterek sprzętu komputerowego w firmie i stały dostęp niezależnie od lokalizacji firmy.
Warto pamiętać, że elektroniczna archiwizacja dokumentów powinna również opierać się o regularne prowadzenie ich kopii zapasowych, aby w razie ich utraty można było uzyskać szybki dostęp do ich kopii.
Siedziba firmy a przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Przepisy wskazują również, że jeśli podatnik ma siedzibę na terytorium kraju, wówczas także w nim powinien przechowywać faktury elektroniczne.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy są one przechowywane na zewnętrznych serwerach pozwalających na dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych. Wówczas przedsiębiorca powinien zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów w razie kontroli.
Zbuduj bezpieczne archiwum faktur elektronicznych z EDI
W naszej firmie Edison zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważna jest bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych, dlatego oferujemy kompleksowe rozwiązania w tym właśnie zakresie.
Stosowany przez nas SAFE – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi. System zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i dostęp on-line z użyciem szyfrowanego połączenia, dzięki czemu gwarantuje ich ochronę przed wglądem przez niepowołane osoby. Przechowywane dokumenty są dostępne tylko dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.
System SAFE pozwala również na wygodne i szybkie udostępnianie faktur elektronicznych, także w ich wybranych okresach, w przypadku prowadzenia kontroli skarbowych albo audytów. E-faktury są wówczas prezentowane w czytelnej postaci. Za sprawą naszego Systemu Archiwizacji Faktur Elektronicznych możliwe jest także automatyczne rejestrowanie czynności kontrolnych.
Wdrożenie systemu archiwizacji SAFE nie wymaga szkolenia użytkowników, ponieważ jego obsługa, w tym wyszukiwanie faktur, odbywa się podobnie jak w przypadku znanych programów finansowo-księgowych.
Oszczędzaj czas i pieniądze z systemem archiwizacji dokumentów!
Dzięki nowoczesnej archiwizacji dokumentów elektronicznych przez internet możesz oszczędzać nie tylko miejsce na półkach w biurze, ale również swój czas i pieniądze. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące przechowywania dokumentów elektronicznych przez internet!
