 |
Nowoczesna i bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych |
Nowoczesna archiwizacja dokumentów elektronicznych z EDI – postaw na sprawdzone rozwiązania w swojej organizacji! – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych umożliwia jeszcze wygodniejsze przechowywanie
e-faktur i innych dokumentów w formacie elektronicznym on-line.
Dostęp do archiwum dokumentów elektronicznych można otrzymać przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej, niezależnie od używanego systemu operacyjnego. Oferowana przez nas elektroniczna archiwizacja dokumentów jest realizowana na bazie standardów związanych z Ustawami o rachunkowości oraz o podatku VAT i właściwymi rozporządzeniami, zapewniając bezpieczny i błyskawiczny dostęp do danych dzięki dwóm odrębnym Data Center oraz szyfrowanemu połączeniu.
Przechowywanie dokumentów elektronicznych – ustawy.
Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych, podobnie jak faktur papierowych, reguluje ustawa o VAT w art. 112.
Ustawodawca wskazuje, że archiwizacja dokumentów elektronicznych takich jak e-faktury, czyli faktury w formacie elektronicznym powinna odbywać się w sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
- łatwe ich odszukanie
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami
Z literalnego brzmienia przepisów nie wynika, w jakim formacie i jakiej formie powinna być prowadzona archiwizacja dokumentów elektronicznych. Mogą być one przechowywane między innymi na dysku twardym, pendrive, płytach CD, ale obecnie najczęściej przedsiębiorcy decydują się na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznych serwerach. Taka forma archiwizacji zapewnia większe bezpieczeństwo w razie usterek sprzętu komputerowego w firmie i stały dostęp niezależnie od lokalizacji firmy.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów powinna również opierać się o regularne prowadzenie ich kopii zapasowych.
Siedziba firmy a przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Jeśli podatnik ma siedzibę na terytorium kraju, wówczas także w nim powinien przechowywać faktury elektroniczne.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy faktory są przechowywane na zewnętrznych serwerach pozwalających na dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych. Wówczas przedsiębiorca powinien zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów w razie kontroli.
Zbuduj bezpieczne archiwum faktur elektronicznych z EDI
Wiemy, jak ważna jest bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych, dlatego oferujemy kompleksowe rozwiązania w tym zakresie.
SAFE – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi. System zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i dostęp on-line z użyciem szyfrowanego połączenia, gwarantującego ochronę przed dostępem do archiwizowanych dokumentów, osób nieupoważnionych. Przechowywane dokumenty są dostępne tylko dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.
SAFE pozwala również na wygodne i szybkie udostępnianie faktur elektronicznych, podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
E-faktury są prezentowane w czytelnej postaci. System Archiwizacji Faktur Elektronicznych umożliwia automatyczne rejestrowanie czynności wykonywanych na archiwizowanych dokumentach, np. czynności kontrolne organów podatkowych.
Wdrożenie SAFE nie wymaga szkolenia użytkowników, , Korzystanie z SAFE odbywa się podobnie jak w przypadku znanych programów finansowo-księgowych.
Oszczędzaj czas i pieniądze z systemem archiwizacji dokumentów!
Dzięki nowoczesnej archiwizacji dokumentów elektronicznych możesz oszczędzać nie tylko miejsce na półkach w biurze, ale również swój czas i pieniądze. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące przechowywania dokumentów elektronicznych przez internet!
