Nowoczesna archiwizacja dokumentów elektronicznych z EDI – dzięki SAFE – Systemowi Archiwizacji Faktur Elektronicznych możesz jeszcze wygodniej przechowywać e-faktury i inne dokumenty w formacie elektronicznym on-line. Postaw na sprawdzone rozwiązania w swoim przedsiębiorstwie!
Dostęp do archiwum można otrzymać przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej, niezależnie od używanego systemu operacyjnego. Oferowana przez nas elektroniczna archiwizacja dokumentów jest realizowana na bazie standardów związanych z Ustawami o rachunkowości oraz o podatku VAT i właściwymi rozporządzeniami, zapewniając bezpieczny i błyskawiczny dostęp do danych dzięki dwóm odrębnym Data Center oraz szyfrowanemu połączeniu jak w bankowości elektronicznej.
Przechowywanie dokumentów elektronicznych – przepisy
Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych, podobnie jak faktur papierowych, reguluje ustawa o VAT w art. 112, czyli Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535).
Przepisy wskazują, że archiwizacja dokumentów elektronicznych takich jak e-faktury, czyli faktury w formacie elektronicznym powinna odbywać się w sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
- łatwe ich odszukanie
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami
Przepisy nie wskazują na to, w jakim formacie i jakiej formie powinna być prowadzona archiwizacja dokumentów. Mogą być one przechowywane między innymi na dysku twardym, pendrive, płytach CD, ale obecnie najczęściej przedsiębiorcy decydują się na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznych serwerach. Taka forma archiwizacji zapewnia większe bezpieczeństwo w razie usterek sprzętu komputerowego w firmie i stały dostęp niezależnie od lokalizacji firmy.
Warto pamiętać, że elektroniczna archiwizacja dokumentów powinna również opierać się o regularne prowadzenie ich kopii zapasowych, aby w razie ich utraty można było uzyskać szybki dostęp do ich kopii.
Siedziba firmy a przechowywanie faktur
Przepisy wskazują również, że jeśli podatnik ma siedzibę na terytorium kraju, wówczas także w nim powinien przechowywać faktury elektroniczne.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy są one przechowywane na zewnętrznych serwerach pozwalających na dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych. Wówczas przedsiębiorca powinien zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów w razie kontroli.
Zbuduj bezpieczne archiwum faktur elektronicznych z EDI
W naszej firmie Edison zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważna jest bezpieczna archiwizacja dokumentów elektronicznych, dlatego oferujemy kompleksowe rozwiązania w tym właśnie zakresie.
Stosowany przez nas SAFE – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi. System zapewnia bezpieczne przechowywanie i dostęp do dokumentów on-line z użyciem szyfrowanego połączenia, dzięki czemu gwarantuje ich ochronę przed wglądem przez niepowołane osoby. Przechowywane dokumenty są dostępne tylko dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.
System SAFE pozwala również na wygodne i szybkie udostępnianie faktur elektronicznych, także w ich wybranych okresach, w przypadku prowadzenia kontroli skarbowych albo audytów. E-faktury są wówczas prezentowane w czytelnej postaci. Za sprawą naszego Systemu Archiwizacji Faktur Elektronicznych możliwe jest także automatyczne rejestrowanie czynności kontrolnych.
Wdrożenie systemu SAFE nie wymaga szkolenia użytkowników, ponieważ jego obsługa, w tym wyszukiwanie faktur, odbywa się podobnie jak w przypadku znanych programów finansowo-księgowych.
Oszczędzaj czas i pieniądze!
Dzięki nowoczesnej archiwizacji dokumentów elektronicznych przez internet możesz oszczędzać nie tylko miejsce na półkach w biurze, ale również swój czas i pieniądze. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące przechowywania dokumentów elektronicznych przez internet!
