facebook
linkedin
youtube

Zadaj pytanie naszym ekspertom

Akceptuję zgody marketingowe

Pokaż wszystkie zgody marketingowe

Faktura elektroniczna EDI

Zobacz, czym jest prawdziwa e-faktura (faktura elektroniczna) – bez papieru, drukowania, skanowania i OCR-owania! Dzięki nowoczesnej technologii elektronicznej wymiany danych EDI możesz zaoszczędzić swój czas, pieniądze i chronić środowisko naturalne. Zapewniamy 100% dematerializacji faktur!

Sprawdź eko – kalkulator

 

Dzięki naszej walidacji faktur i nowatorskiemu rozwiązaniu SAFE – Systemowi Archiwizacji Faktur Elektronicznych z dostępem online można szybko, komfortowo, bezpiecznie i niedrogo wysyłać, przetwarzać, odbierać i gromadzić wszelkiego typu faktury elektroniczne w najwygodniejszym formacie.

E-faktura, czyli faktura elektroniczna to dokument elektroniczny posiadający wszystkie cechy tradycyjnej faktury. Fakturowanie elektroniczne zachowuje takie same zasady rozliczania, jak w przypadku faktur tradycyjnych.

Stosowanie e-faktury wiąże się z wieloma zaletami:

  • oszczędność – oszczędzamy nie tylko na papierze i tonerze, ale również na kosztach przesyłki pocztowej i archiwizacji,
  • terminowośće-faktura może być dostarczona do odbiorcy od razu do jego systemu,
  • bezpieczeństwo – brak ryzyka uszkodzenia i zmniejszone ryzyko niedostarczenia faktury elektronicznej,
  • komforte-faktura jest bardzo łatwa w przechowywaniu i w każdym momencie można ją znaleźć i przejrzeć,
  • zwiększenie konkurencyjności firmy – komunikacja EDI jest rekomendowanym sposobem komunikacji przez klientów.

Sprawdź kalkulator oszczędności

 

Faktury elektroniczne a prawo

W Polsce faktury elektroniczne mogą być używane na podstawie znowelizowanej Ustawy o VAT, do której zmiany na ten temat wprowadzono 1 stycznia 2014 roku (art. 2 pkt 31 i 32 ustawy VAT). Nowelizacja ustawy wprowadziła definicję faktur w formie elektronicznej, która jest odzwierciedleniem definicji przyjętej w art. 217 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym dyrektywą 2010/45/UE.

Przepisy wskazują, że faktura VAT to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. E-faktura (faktura elektroniczna) w myśl ustawy to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana drogą elektroniczną w dowolnym formacie elektronicznym.

Dodatkowo od 18 kwietnia 2019 r. zaczęła obowiązywać ustawa o elektronicznym fakturowaniu (e faktura) w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Na mocy ustawy o elektronicznym fakturowaniu zmienione zostały w Polsce zasady przesyłania faktur w ramach zamówień publicznych, wg nich zamawiający zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych mają obowiązek, odbioru, przechowywania oraz przetwarzania faktur w formie elektronicznej ( e –faktura). Ustawa umożliwia też wzajemne przesyłanie między wykonawcą a zamawiającym innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które są związane z realizacją umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego.
Docelowo planowane jest wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur elektronicznych przez wykonawców w ramach zamówień publicznych. Prognozowany termin to 1 listopada 2020 roku, ale już dziś urzędy, szkoły i inne jednostki administracji zakładają konta na portalu PEF.

Tym samym, jeżeli nic się nie zmieni to za niespełna dwa lata w zamówieniach publicznych faktury elektroniczne staną się obowiązkowe, dając nam prawdziwy biznes bez papieru i upowszechniając wystawianie faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z ustawą o VAT elektroniczna faktura ( e-faktura) musi spełnić poniższe warunki: wymóg autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia faktury oznacza, że nie powinno być wątpliwości co do tożsamości podmiotu wystawiającego fakturę. Integralność treści dotyczy, że na fakturze - nie dokonano zmiany danych. Czytelność oznacza, że e-faktura powinna w czytelny sposób prezentować wszystkie wymagane informacje.

Ważne!

Wystawianie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej, jako e-faktur jest możliwe i zgodne z polskim i europejskim prawem już od wielu lat. Również przechowywanie e-faktur w archiwum elektronicznym jest uregulowane prawem i w razie kontroli skarbowej może być udostępnione audytorowi.

E-faktura wysłana za pomocą systemu EDI nie musi posiadać podpisu elektronicznego. Sam sposób szyfrowania i przesłania faktury gwarantuje jej autentyczność i integralność.

W formie elektronicznej można wystawiać, przesyłać i odbierać:

  • faktury VAT,
  • faktury korygujące,
  • noty korygujące,
  • duplikaty faktur.

Jak wygląda faktura elektroniczna?

Przy wystawianiu faktur elektronicznych obowiązują takie same zasady jak przy wystawianiu zwykłych faktur. Wobec tego faktury elektroniczne powinny zawierać te same elementy, co zwykła faktura - między innymi datę, oznaczenia numerowe, oznaczenie stron transakcji, nazwę, miarę i liczbę usługi lub towaru, koszty, stawki i wysokość podatku. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna obligatoryjnie musi wskazywać numer wcześniej zawartej umowy zamówienia publicznego.

Prawo nie precyzuje, w jakim formacie musi być wystawiona faktura elektroniczna. Przedsiębiorcy najczęściej posługują się obrazem e-faktury PDF, ale prawdziwa faktura ustrukturyzowana, to dokument w formacie na przykład XML (tak jak w przypadku JPK) czy Edifact. Jeszcze jedna z zasad prawa mówi, iż w przypadku wysyłki e-faktury (B2B, B2C), należy uzyskać zgodę odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych. Natomiast w przypadku e-faktury w administracji publicznej taka zgoda nie jest wymagana – ustawa obliguje jednostki publiczne do odbioru e-aktur.

Walidacja faktur elektronicznych EDI

Za sprawą systemu komunikacji EDI korzystanie z faktur elektronicznych jest jeszcze prostsze. Dzięki prowadzonej przez nas walidacji w jednej chwili możesz mieć pewność, że
e faktura jest poprawna pod względem rachunkowym – ma prawidłowo obliczony podatek, kwalifikację do odpowiedniego okresu księgowego, prawidłowy termin wykonania usług, termin płatności itp., a także pod względem biznesowym – cechuje ją właściwa struktura, data wystawienia, numer dowodu dostawy i inne dane. Walidacja bazuje na ustalonych
z Klientem regułach i pozwala bardzo szczegółowo sprawdzić dokument.

Uzupełnieniem walidacji e-faktur jest „matching”, czyli zestawianie faktur z zamówieniami zakupu, dowodami przyjęcia towaru (PZ) i innymi dokumentami logistycznymi. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie ewentualnych niezgodności pomiędzy fakturami a dokumentami logistycznymi i szczegółami dostawy.

Bezpieczne archiwum e-faktur – zamiast szukać w segregatorze zaloguje się on-line

Dbamy również o bezpieczne przechowywanie e-faktur z zapewnieniem ich autentyczności, integralności treści i czytelności. Do zarchiwizowanych dokumentów zapewniamy dostęp każdej uprawnionej osobie w dowolnym czasie on-line poprzez nasz system. System bezpieczeństwa obejmujący m.in. proces nadawania uprawnień użytkownikom gwarantuje pełną ochronę przechowywanych faktur elektronicznych.

Za sprawą systemu SAFE – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych można przechowywać faktury w formie elektronicznej zgodnie z wymogami wynikającymi z Ustaw
o podatku VAT i rachunkowości. System wspomaga też szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, na przykład w celu kontroli skarbowej urzędu skarbowego lub audytu. Wystarczy dostęp do aplikacji, aby w dowolnym miejscu mieć dostęp on-line do swoich faktur i nie jest do tego potrzebny program finansowo-księgowy!

Za pomocą EDI można zaoszczędzić pracy sobie i swoim klientom. Do wystawiania i przesyłania dokumentów handlowych od teraz potrzebujesz już tylko komputera, dostępu do internetu i wdrożenia EDI.

Chcesz korzystać z EDI? - Skontaktuj się z EDISON S.A.

Chcesz wysyłać e-faktury w ramach zamówień publicznych? - Już dziś zarejestruj się na platformie PEFexpert.

EDI - elektroniczna wymiana danych

EDI jest kompleksowym standardem bezpiecznej komunikacji handlowej dla transakcji B2B. Ta niezawodna i sprawdzona technologia znajduje rozwiązanie praktycznie w każdej branży, system EDI jest doskonałym narzędziem do wsparcia działalności wszystkich firm - małych, średnich oraz dużych. EDI skraca czas pracy, gwarantuje bezpieczeństwo wymiany dokumentacji handlowej pomiędzy firmami, bez użycia papieru i bez błędów, dodatkowo szybciej i bezpieczniej niż pocztą czy e-mailem. Cały proces przesyłania faktur i dokumentów prowadzony jest za pomocą szyfrowanych łączy. W 100% chroni przed spamem! Niemal wszystkie systemy klasy ERP dostępne na rynku posiadają ustawienia dające możliwość integracji z EDI. Po przesłaniu przez wystawcę dokument trafi do systemu jako e-faktura (faktura elektroniczna) i zostanie automatycznie rozpoznany, zweryfikowany i przetworzony przez system informatyczny nabywcy. Integracja systemów magazynowego, finansowo-księgowego czy logistycznego z EDI pozwala nie tylko na sprawne przesyłaniu dokumentów elektronicznych pomiędzy firmami. Usługi świadczone przez operatora gwarantują również bieżące aktualizacje zgodnie z ustawodawstwem, dzięki czemu klienci zawsze wymieniają dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kolejną korzyścią jest „uwolnienie” pracowników działu finansowego od żmudnego przepisywania dokumentów. Wdrożenie EDI nie wymaga dużych nakładów finansowych, jest kompatybilne z większością systemów klasy ERP. EDI uwalnia faktury i dokumenty handlowe od papieru. Teraz biznes będzie można prowadzić na miarę XXI wieku.

Nowe przepisy z 9 listopada 2018, które weszły w życie 18 kwietnia 2019 spowodują iż faktury elektroniczne z czasem zdominują rynek rozliczeń eliminując całkowicie zwykłą fakturę papierową. System EDI stanie się narzędziem niezbędnym, a faktura papierowa przejdzie do lamusa. Wejdź z EDI na wyższy poziom fakturowania - przekonaj się do korzystania
z platformy już dziś. Zapewniamy dostosowanie EDI do potrzeb klienta, wsparcie techniczne oraz doradztwo na każdym etapie projektu - od wdrożenia, aż po bieżącą obsługę komunikacji.

Chcesz wdrożyć EDI?

Zapytaj o rozwiązanie konsultanta EDISON SA.

 

RELACJE INWESTORSKIE

MEDIA

EDIPEDIA

POLITYKA PRYWATNOŚCI 

BAZA WIEDZY

AKTUALNOŚCI

WEBINARIA

EDISON S.A.

ul. Dobrego Pasterza 122A
31-416 Kraków 

KRS 0000040306 
REGON 351139980 
NIP 6761598008

KONTAKT

+48 12 21 32 300
info@edison.pl
sales@edison.pl

 

SOCIAL MEDIA

facebook whiteli whiteyt white

EDITEL Group

Editel Austria GmbH
Editel CZ s.r.o.
Editel SK s.r.o.
Editel Hungary Kft.
Editel Adria d.o.o.

 

PEF logo 

 

iso

 

Peppol
ISO/IEC 27001
ISO 14001:2015 i 9001:2015 
EDISON S.A. is member of EDITEL Group   Editel do stopki