facebook
linkedin
youtube

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to potoczna nazwa systemu informatycznego, który umożliwia zarządzanie dokumentami i obiegiem zadań w firmie. Jego działanie możliwe jest dzięki zastosowaniu mechanizmów workflow. W praktyce elektroniczny obieg dokumentów pozwala na usprawnienie przepływu danych i informacji, ułatwienie obsługi dokumentacji i w konsekwencji bardziej efektywne zarządzanie procesami w firmie.

Wbrew powszechnie panującej opinii elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko rozwiązanie dla dużych firm. Także średnie i małe firmy, a nawet jednoosobowe działalności gospodarcze mogą korzystać z zarządzania dokumentami w tym systemie.

Elektroniczny obieg dokumentów – jakie dokumenty może objąć

Chcesz zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować papierowe dokumenty w twojej firmie? Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów tradycyjne faktury, rachunki, noty księgowe, akta osobowe, listy płac, czy zestawienia umów zastąpisz ich elektronicznymi odpowiednikami. Pozbędziesz się także przechowywania papierowej korespondencji i wewnętrznych regulaminów.

EDI, czyli system Elektronicznej Wymiany Danych

EDI, czyli Elektroniczna Wymiana Danych to system automatycznej wymiany danych i dokumentów biznesowych, który opiera się na wyeliminowaniu czynnika ludzkiego. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o pominięcie wprowadzania informacji przez pracownika, co ma nie tylko przyspieszyć procesy biznesowe, ale też zminimalizować ryzyko błędów. Nie oznacza to, że pozbawiasz swoich pracowników pracy. Mogą oni bowiem z powodzeniem realizować powierzone im zadania, wykorzystując do tego nieco inne niż wcześniej narzędzia i produkty. Wymaga to jedynie zmiany nastawienia, przyzwyczajeń i organizacji pracy.

Do korzyści, które płyną z elektronicznej wymiany danych zalicza się:

  • oszczędność czasu i pieniędzy,
  • możliwość wyeliminowania błędów na etapie sporządzania dokumentu,
  • zwiększenie płynności finansowej przedsiębiorstwa, dzięki m.in. szybkiemu dostarczaniu faktur,
  • wzrost efektywności wewnętrznych systemów,
  • łatwe i bezpieczne przechowywanie dokumentów w elektronicznym archiwum.

Wdrożenie systemu EDI

Istnieje kilka sposobów wdrożenia EDI. Możesz samodzielnie przygotować wszystkie niezbędne zasady jego działania i opracować procesy wdrożenia lub też zlecić napisanie oprogramowania od podstaw. Rozwiązania te generują jednak znaczną ilość kosztów oraz wymagają wiele czasu, dlatego warto skorzystać z usług doświadczonych firm. Jesteśmy częścią międzynarodowej grupy EDITEL, który zaliczany jest do czołowych dostawców rozwiązań EDI w Europie Środkowo-Wschodniej. Dla naszych klientów ważne jest, że w ramach zdobytego międzynarodowego doświadczenia możemy odpowiedzieć na potrzeby firm z niemal każdej branży.

Elektroniczna Wymiana Danych – to rozwiązanie dla twojej firmy

Zastanawiasz się nad wdrożeniem Elektronicznej Wymiany Danych, ale nie jesteś pewien czy twoja firma jest na to gotowa? Wspólnie określimy listę twoich potrzeb i opracujemy optymalną ofertę, przeszkolimy pracowników i poprowadzimy przez cały proces wdrażania systemu. Dzięki realizacji przyjętych założeń krok po kroku, pracownicy twojej firmy będą korzystać z nowych rozwiązań niemal automatycznie, a w efekcie praca stanie się dla nich dużo łatwiejsza.

Jak jeszcze wykorzystasz system Elektronicznej Wymiany Danych w twojej firmie? Integracja EDI z innymi systemami w firmie, takimi jak system księgowy, magazynowy lub spedycyjny pozwoli na usprawnienie procesów na każdej płaszczyźnie. Dostosowując ofertę do oczekiwań każdego klienta, pomożemy i tobie znaleźć optymalne rozwiązania.

WebEDI, czyli Elektroniczna Wymiana Danych przy pomocy internetowej aplikacji

WebEDI to sposób na szybkie, ale w pełni bezpieczne wysyłanie i odbieranie dokumentów w wersji elektronicznej. WebEDI jest rodzajem platformy, do której dostęp możliwy jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Klienci korzystający z tej aplikacji mogą:

  • wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne,
  • przygotowywać dokumenty WZ,
  • wystawiać faktury,
  • śledzić status wysyłanych dokumentów,
  • załączyć informacje archiwalne w ramach archiwum,
  • drukować w sposób seryjny odebrane zamówienia,
  • monitorować historię zdarzeń.

Dostępu do platformy WebEDI chroni hasło, jego obsługa jest zaś bardzo intuicyjna.

Elektroniczny Obieg Dokumentów a ich archiwizacja

Elektroniczny Obieg Dokumentów wpływa na sposób archiwizacji dokumentów. Wszystkie dane wysyłane i odbierane w wersji elektronicznej, także w takiej postaci będą bowiem przechowywane. Nie wymaga to jednak od użytkownika zachowania żadnej szczególnej formy archiwizacji. W odniesieniu do dokumentów księgowych opiera się ona bowiem na takich samych zasadach, co przechowywanie danych w tradycyjnej wersji papierowej.

Klienci, którzy dostosowali swoje systemy do postępującej cyfryzacji, bardzo chwalą sobie elektroniczną archiwizację. Jest ona dużo tańsza, nie zajmuje przestrzeni, jest też bezpieczniejsza.

 

RELACJE INWESTORSKIE

MEDIA

EDIPEDIA

POLITYKA PRYWATNOŚCI 

BAZA WIEDZY

KARIERA

WEBINARIA

EDISON S.A.

ul. Dobrego Pasterza 122A
31-416 Kraków 

KRS 0000040306 
REGON 351139980 
NIP 6761598008

KONTAKT

+48 12 21 32 300
info@edison.pl
sales@edison.pl

 

SOCIAL MEDIA

facebook whiteli whiteyt white

EDITEL Group

Editel Austria GmbH
Editel CZ s.r.o.
Editel SK s.r.o.
Editel Hungary Kft.
Editel Adria d.o.o.

 

PEF logo 

 

 

Peppol



 

iso

ISO/IEC 27001
ISO 14001:2015 i 9001:2015

 

Peppol



 
EDISON S.A. is a member of EDITEL Group   Editel do stopki