Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to potoczna nazwa systemu informatycznego, który umożliwia zarządzanie dokumentami i obiegiem zadań w firmie. Jego działanie możliwe jest dzięki zastosowaniu mechanizmów workflow. W praktyce elektroniczny obieg dokumentów pozwala na usprawnienie przepływu danych i informacji, ułatwienie obsługi dokumentacji i w konsekwencji bardziej efektywne zarządzanie procesami w firmie.

Wbrew powszechnie panującej opinii elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko rozwiązanie dla dużych firm. Także średnie i małe firmy, a nawet jednoosobowe działalności gospodarcze mogą korzystać z zarządzania dokumentami w tym systemie.

Elektroniczny obieg dokumentów – jakie dokumenty może objąć

Chcesz zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować papierowe dokumenty w twojej firmie? Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów tradycyjne faktury, rachunki, noty księgowe, akta osobowe, listy płac, czy zestawienia umów zastąpisz ich elektronicznymi odpowiednikami. Pozbędziesz się także przechowywania papierowej korespondencji i wewnętrznych regulaminów.

EDI, czyli system Elektronicznej Wymiany Danych

EDI, czyli Elektroniczna Wymiana Danych to system automatycznej wymiany danych i dokumentów biznesowych, który opiera się na wyeliminowaniu czynnika ludzkiego. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o pominięcie wprowadzania informacji przez pracownika, co ma nie tylko przyspieszyć procesy biznesowe, ale też zminimalizować ryzyko błędów. Nie oznacza to, że pozbawiasz swoich pracowników pracy. Mogą oni bowiem z powodzeniem realizować powierzone im zadania, wykorzystując do tego nieco inne niż wcześniej narzędzia i produkty. Wymaga to jedynie zmiany nastawienia, przyzwyczajeń i organizacji pracy.

Do korzyści, które płyną z elektronicznej wymiany danych zalicza się:

• oszczędność czasu i pieniędzy,
• możliwość wyeliminowania błędów na etapie sporządzania dokumentu,
• zwiększenie płynności finansowej przedsiębiorstwa, dzięki m.in. szybkiemu dostarczaniu faktur,
• wzrost efektywności wewnętrznych systemów,
• łatwe i bezpieczne przechowywanie dokumentów w elektronicznym archiwum.

Wdrożenie systemu EDI

Istnieje kilka sposobów wdrożenia EDI. Możesz samodzielnie przygotować wszystkie niezbędne zasady jego działania i opracować procesy wdrożenia lub też zlecić napisanie oprogramowania od podstaw. Rozwiązania te generują jednak znaczną ilość kosztów oraz wymagają wiele czasu, dlatego warto skorzystać z usług doświadczonych firm. Jesteśmy częścią międzynarodowej grupy EDITEL, który zaliczany jest do czołowych dostawców rozwiązań EDI w Europie Środkowo-Wschodniej. Dla naszych klientów ważne jest, że w ramach zdobytego międzynarodowego doświadczenia możemy odpowiedzieć na potrzeby firm z niemal każdej branży.

Elektroniczna Wymiana Danych – to rozwiązanie dla twojej firmy

Zastanawiasz się nad wdrożeniem Elektronicznej Wymiany Danych, ale nie jesteś pewien czy twoja firma jest na to gotowa? Wspólnie określimy listę twoich potrzeb i opracujemy optymalną ofertę, przeszkolimy pracowników i poprowadzimy przez cały proces wdrażania systemu. Dzięki realizacji przyjętych założeń krok po kroku, pracownicy twojej firmy będą korzystać z nowych rozwiązań niemal automatycznie, a w efekcie praca stanie się dla nich dużo łatwiejsza.

Jak jeszcze wykorzystasz system Elektronicznej Wymiany Danych w twojej firmie? Integracja EDI z innymi systemami w firmie, takimi jak system księgowy, magazynowy lub spedycyjny pozwoli na usprawnienie procesów na każdej płaszczyźnie. Dostosowując ofertę do oczekiwań każdego klienta, pomożemy i tobie znaleźć optymalne rozwiązania.

WebEDI, czyli Elektroniczna Wymiana Danych przy pomocy internetowej aplikacji

WebEDI to sposób na szybkie, ale w pełni bezpieczne wysyłanie i odbieranie dokumentów w wersji elektronicznej. WebEDI jest rodzajem platformy, do której dostęp możliwy jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Klienci korzystający z tej aplikacji mogą:

• wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne,
• przygotowywać dokumenty WZ,
• wystawiać faktury,
• śledzić status wysyłanych dokumentów,
• załączyć informacje archiwalne w ramach archiwum,
• drukować w sposób seryjny odebrane zamówienia,
• monitorować historię zdarzeń.

Dostępu do platformy WebEDI chroni hasło, jego obsługa jest zaś bardzo intuicyjna.

Elektroniczny Obieg Dokumentów a ich archiwizacja

Elektroniczny Obieg Dokumentów wpływa na sposób archiwizacji dokumentów. Wszystkie dane wysyłane i odbierane w wersji elektronicznej, także w takiej postaci będą bowiem przechowywane. Nie wymaga to jednak od użytkownika zachowania żadnej szczególnej formy archiwizacji. W odniesieniu do dokumentów księgowych opiera się ona bowiem na takich samych zasadach, co przechowywanie danych w tradycyjnej wersji papierowej.

Klienci, którzy dostosowali swoje systemy do postępującej cyfryzacji, bardzo chwalą sobie elektroniczną archiwizację. Jest ona dużo tańsza, nie zajmuje przestrzeni, jest też bezpieczniejsza.