KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – co oznacza dla przedsiębiorcy?

Przygotuj z nami swoje przedsiębiorstwo na KSeF!

Na bieżąco współpracujemy z Ministerstwem Finansów i monitorujemy zmiany legislacyjne w prawie polskim. Zapewniamy pełną zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi oraz transparentność przepływu wszystkich dokumentów. Jesteśmy operatorem elektronicznej wymiany danych (w tym także e-faktur) i już od ponad 25 lat zapewniamy pełną cyfryzację procesów biznesowych między firmami.

Od początku obserwujemy projekt Krajowego Systemu e-Faktur, aktywnie uczestnicząc w organizowanych przez Ministerstwo Finansów spotkaniach roboczych. To właśnie na nich omawiane są postępy projektu, szczegóły techniczne systemu, specyfikacja faktury ustrukturyzowanej czy dokumentacja API.

Trzymamy rękę na pulsie i jesteśmy w pełni gotowi na wdrożenie KSeF-a Służymy wsparciem na każdym etapie projektu. Poprzez naszą platformę EDI umożliwimy Ci błyskawiczną integrację Twojej firmy z rządową platformą. Oznacza to, że z nami będziesz mógł wysyłać i odbierać faktury z KSeF.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system, który ma służyć do rejestrowania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie. Gromadzone w nim e-faktury będą oznaczane numerem identyfikacyjnym (przydzielanym przez system), będzie również weryfikowana zgodność z określonym wzorem faktury i poprawność danych. Jak zapowiada Ministerstwo Finansów, jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, może zastąpić dotychczasowe JPK.

W myśl obecnie obowiązujących przepisów elektroniczna faktura jest równie ważnym dokumentem jak papierowa - z punktu widzenia administracji skarbowej, przedsiębiorców, jak również pozostałych podatników. Z tego względu przepisy określające konstrukcję faktur i zakres zawartych w nich informacji, a także zasady, na jakich należy je przechowywać, stosuje się również do wersji elektronicznej.

Szczególnym przypadkiem elektronicznej faktury jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna - w formie ustrukturyzowanego komunikatu XML zgodnego z europejską normą EN-16931, który umożliwia jej automatyczne przetwarzanie przez nabywcę. Jest ona obecnie stosowana w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

• Uproszczone przepisy dotyczące fakturowania
• Ulgi z przechowywania i archiwizowania faktur (Ministerstwo Finansów będzie przechowywało dokumenty przez 10 lat)
• Zapobieganie nieprawidłowościom w obszarze podatków (zarówno w zakresie VAT, podatku akcyzowego, jak i w podatkach dochodowych)
• Przyspieszony zwrot VAT (z 60 do 40 dni)
• Bezpieczeństwo przechowywania faktur (nie zostaną zniszczone, nie zginą, co wyeliminuje też duplikaty faktur)
• Gwarancja, że faktura zawsze trafi do kontrahenta (co wpłynie na dynamikę i przyspieszenie obrotu)
• Jeden wzorzec wszystkich faktur
• Standaryzacja wzajemnych rozliczeń
• Dużo łatwiejsze księgowania faktur
• Brak konieczności przesyłania dodatkowo Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – dane te będą już dostępne w KSeF

W oczekiwaniu ostateczne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur warto już teraz sprawdzić, jak działa funkcjonująca od 2019 roku ogólnopolska Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF. Jest to narzędzie służące do realizacji obowiązku stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. To właśnie dla przedsiębiorców i jednostek publicznych uruchomiono tę specjalną platformę do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której można bezpłatnie korzystać przez stronę internetową. Duże podmioty mogą zintegrować się z nią zintegrować, czyli automatycznie pobierać faktury z systemu.

Platforma PEF realizuje cel przyjmowania faktur elektronicznych na linii instytucje publiczne a biznes. Cel ten wynika z wypełnienia nałożonego na Polskę i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych jest kompleksowym standardem bezpiecznej komunikacji handlowej dla transakcji B2B. Ta niezawodna i sprawdzona technologia znajduje rozwiązanie praktycznie w każdej branży i wspiera działalność wszystkich firm - małych, średnich oraz dużych.

Przepisy z 9 listopada 2018 r., które weszły w życie 18 kwietnia 2019 r. wprowadziły obowiązek stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. W konsekwencji spowodowały, że faktury elektroniczne zaczęły zastępować zwykłą fakturę papierową. Nowe przepisy, bazujące na platformie KSeF, wprowadzają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Oznacza to, że 2023 roku zupełnie nie będzie się już korzystało z faktur papierowych.

Uwzględniając fakt, że faktury stanowią zaledwie jeden z elementów finansowego łańcucha dostaw nietrudno włączyć e-fakturowanie w szerszy kontekst zintegrowanego rynku, od zakupu do zapłaty. Utworzenie zintegrowanego, jednolitego obszaru dokumentów elektronicznych, towarzyszących na każdym etapie transakcji, ułatwia łączenie procesów zamawiania, dostawy fakturowania i płatności. To może w niedalekiej przyszłości spowodować wykorzystanie technologii EDI jako niezbędnego narzędzia do realizowania praktycznie wszystkich transakcji. Jest to rozwiązanie, które powinien rozważyć już dziś każdy przedsiębiorca – niezależnie od branży czy wielkości prowadzonej przez siebie firmy.

EDISON S.A. to jeden z liderów w Polsce cyfrowej transformacji i obiegu dokumentów. Od 25 lat świadczymy usługi elektronicznej wymiany danych (EDI), zapewniając pełną cyfryzację procesów biznesowych między firmami. Na bieżąco współpracujemy z Ministerstwem Finansów w kwestii projektu KSeF.